Inovace, dynamika a kvalita ve výrobě. 

Následující případová studie pojednává o projektu implementace a přínosech moderního ERP systému, pro jehož nasazení se společnost rozhodla, aby mohla i nadále růst a zajišťovat kvalitní výrobky a služby pro své zákazníky.

Společnost POLYMED medical CZ se již déle jak dvacet let zabývá importem, výrobou, a prodejem přístrojů a spotřebního materiálu pro zdravotnictví. K jejím zákazníkům patří téměř všechna zdravotnická zařízení v České republice. Vysoce inovativní postupy, které musí firma promítat do svých procesů, si vyžadují jejich pokročilou automatizaci a schopnost rychlého přizpůsobení.

Kořeny společnosti POLYMED medical CZ sahají do roku 1993, kdy byla v Hradci Králové založena firma POLYMED - fyzická osoba. V roce 2003 se transformovala na společnost s ručením omezeným. O rok později proběhla akvizice výroby infuzní techniky od společnosti LINET Compact. Tím se společnost rozrostla o provozovnu v Brně, kde probíhá výroba infuzní techniky dodnes. V dalších letech vstoupila na slovenský trh pomocí dceřiné společnosti se sídlem v Bratislavě a v Hradci Králové vybudovala nový areál. V roce 2008 proběhla transformace na akciovou společnost. V současnosti firma zaměstnává přes 40 pracovníků. Svými charakteristikami je společnost řazena mezi malé podniky.

Přístroje i spotřební materiál pro většinu zdravotnických zařízení v ČR

POLYMED medical CZ se zabývá převážně obchodní činností a servisními službami. Vlastní výroba se podílí na obratu asi z 15 %. Týká se ale zajímavých artiklů, jako jsou injekční dávkovače, určené pro přesné a bezpečné dávkování farmak, nebo infuzní volumetrické pumpy, sloužící pro přesné podávání infúzních roztoků. Společnost dále vyrábí germicidní svítidla, používaná ke sterilizaci vzduchu a povrchů, nebo negatoskopy a další zdravotnické přístroje a pomůcky, které doplňují importované produkty. Některé dovezené produkty musí rovněž upravovat tak, aby odpovídaly českým zdravotnickým předpisům.

Společnost zásobuje zdravotnickou technikou všechny typy poskytovatelů zdravotní péče, jako jsou nemocnice, polikliniky, záchranné služby, ordinace praktických lékařů a okrajově i léčebny a lázně. K nejvýznamnějším zákazníkům patří všechny fakultní nemocnice. Společnost se zaměřuje především na český a slovenský trh, vlastní produkci dodává také např. do Rumunska a Bulharska, ale její podíl exportu se na celkovém obratu postupně snižuje.

Konkurence na širokém segmentu produktů a služeb

POLYMED medical CZ se proti konkurenci prosazuje velice širokou nabídkou produktů. Její katalog nabízí více jak 4 000 položek rozdělených do 22 sortimentních skupin. Důležitou činností je také poskytování servisních služeb k přístrojům a pomůckám, které jsou navíc zajišťovány i pro výrobky jiných výrobců. Tím si společnost udržuje intenzivnější kontakt se svými zákazníky a posiluje své dobré jméno.

Společnost se dále opírá o svou mnohaletou známost mezi zákazníky a spolehlivost, s jakou se snaží zajišťovat vysokou kvalitu produktů a služeb. Zákazníci rovněž velmi oceňují rozsáhlou distributorskou síť s deseti obchodními zástupci a sedmi servisními techniky, kteří obsluhují český a slovenský trh. Část prodeje se uskutečňuje také přes vlastní internetový obchod, který je napojen na nově pořízený a nasazený informační systém.

Společnost je certifikovaná podle normy ISO 9001 a normy ISO 13485. Všechny produkty, které dodává, musí nést označení CE, což je obecná značka evropské shody, kterou je opatřen každý výrobek vstupující na český trh.

Hodnototvorný proces a jeho hlavní aspekty

Poptávka po přístrojích a spotřebním materiálu je ovlivňována stavem financování zdravotnického sektoru v ČR. Jsou-li finanční toky do nemocnic a ostatních zařízení omezovány, pak se snižuje poptávka po některých produktech, u jiných se pak preferují levnější substituty.

Hodnototvorný proces společnosti začíná nákupem, a to podle schváleného seznamu dodavatelů. Úkolem manažera logistiky je reagovat na přicházející objednávky a úroveň skladových zásob, kterou je třeba držet k včasnému uspokojování potřeb zákazníků. U jednotlivých produktů se stanovuje čtvrtletní výhled prodeje, podle něhož se pak určí minimální skladová zásoba a řídí příslušné nákupy. Hlavním kritériem je kvalita dodávek, termíny doručení a cena.

Vlastní výroba spočívá v montáži na sklad a na zakázku. Probíhá v dávkách podle ročních plánů, které jsou upravovány pro každé čtvrtletí. Plán je rozdělený na zakázky, které se postupně plní podle požadavků zákazníků. Prodej pak zajišťují obchodní zástupci, kteří každodenně komunikují s obchodním oddělením. Posledním hodnototvorným procesem je servis, na jehož řízení se podílí manažer servisu a obchodní zástupci, kteří na základě podnětu od zákazníka vysílají příslušného technika k vyřešení problému.

Jak jsme vybírali nový ERP systém

Společnost je specifická svou poměrně malou velikostí a zároveň složitými procesy, které je třeba co nejvíce automatizovat a pružně uzpůsobovat. Jedná se nejen o výše popsané hodnototvorné procesy, ale také o skladové hospodářství, ekonomiku, finance a řízení lidských zdrojů. Proto také původní řešení postavené na Money S3, DOSovém systému Melzer a kancelářském softwaru přestalo dostačovat nárokům uživatelů a managementu. Uvedené "krabicové" aplikace nebylo možné přizpůsobovat a jejich stávající funkcionalita a roztříštěná datová základna brzdily společnost v dalším rozvoji. Proto se management na počátku roku 2008 rozhodnul pro pořízení moderního ERP systému.

Členové vrcholového managementu uskutečnili vlastní výběr dodavatelů a systémů, které oslovili se žádostí o nabídku. Ty pak byly podle předem stanovených kritérií vyhodnoceny a dále již postoupili jen dva nejúspěšnější uchazeči. Tím vítězným se nakonec stala společnost Asseco Solutions s nabídkou na nasazení informačního systému HELIOS Orange. O její volbě rozhodla kvalitní prezentace v závěrečném kole výběrového řízení, vstřícnost konzultantů a velké množství kladných referencí. Jednu z organizací užívajících HELIOS Orange pracovníci POLYMED medical CZ osobně navštívili.

"Prioritou číslo jedna byla pro naši společnost síla a stabilita dodavatele. Věděli jsme, že nemůžeme pořídit systém od společnosti bez dostatečně silného zázemí poskytující stabilní systém, na druhou stranu jsme necítili potřebu investovat do drahého zahraničního softwaru typu SAP, který by nepřinesl společnosti vyšší hodnotu než např. HELIOS Orange. Samotná cena však nebyla při našem rozhodování nejdůležitějším kriteriem. Chtěli jsme především systém, který by byl pružně přizpůsobitelný našim požadavkům a podpořil budoucí růst společnosti," shrnuje důvody pro volbu HELIOS Orange Tomáš Joukl, obchodní ředitel společnosti.

Hlavní milníky implementačního projektu

Smlouvy s dodavatelem byly podepsány v září 2008. Projekt byl zahájen krátkou úvodní studií, a nákupem hardwaru a softwaru. Následně byla nainstalována cvičná verze systému, na níž se začaly nastavovat procesy, a to po jednotlivých podnikových odděleních. V prosinci téhož roku byly provedeny převody dat a následně se otestovalo nastavení procesů v systému.

Protože veškeré práce proběhly bez větších problémů, mohl být od 1. ledna 2009 zahájen rutinní provoz HELIOS Orange. K němu však byl dohodnut dohled konzultantů dodavatele, což se ukázalo jako správný krok. Po předání systému uživatelům nastaly komplikace v agendách, které se nezpracovávají příliš často. Ty pak bylo třeba za pomoci konzultantů po několik týdnů řešit a odstraňovat. Předmětem kontroly se dále staly účetní závěrky a inventury skladů v průběhu celého roku 2009.

HELIOS Orange byl nasazen na databázové platformě Microsoft SQL Server 2003. Využívá tedy dvouvrstvé architektury klient/server, technologie tlustého klienta a terminálového serveru MS Windows server 2008. Společnost pořídila celkem 17 licencí pro současně pracující uživatele, se systémem však aktivně pracuje nebo z něj získává údaje většina zaměstnanců.

HELIOS

Odpor ke změnám jako hlavní bariéra implementace

"Za hlavní problém implementace informačního systému považuji skutečnost, že se této změně většina lidí ve firmě bránila. Uživatelé by nejraději ponechali zachované veškeré postupy a nastavení, na něž byli doposud zvyklí. Když se ale naučí zacházet s novým systémem a pochopí jeho přednosti, pak se již k tomu starému vracet nechtějí," uvádí Tomáš Joukl.

"Přesvědčení o správnosti zaběhnutých postupů jsme revidovali i v případě nastavení některých procesů, např. kompletace zboží. Po dvou a půl letech musíme dát za pravdu konzultantům Asseco Solutions, kteří nám chtěli tento proces upravit podle vlastních zkušeností a my jsme na to nechtěli přistoupit. Nyní se však vracíme k jejich myšlence a přecházíme na nastavení kompletace zboží podle praktik dodavatele systému. Tím významně snížíme administrativní náročnost tohoto procesu, aniž by to mělo jakýkoliv negativní vliv na zákazníka," dodává Tomáš Joukl.

Zkušenosti a doporučení

Při implementačním projektu je vždy třeba respektovat, že se realizuje za plného chodu organizace. Proto patří k obecným doporučením, aby odpovědní pracovníci hned na začátku sladili cíle projektu s cíli organizace a odvodili od nich:

  • Priority celkového řešení, přičemž jejich počet by měl být omezen.
  • Principy koordinace podnikových činností v návaznosti na projekt.
  • Vymezení časových a lidských kapacit.

Tomáš Joukl tato fakta potvrzuje a doporučuje: "Stanovte si takové cíle, které jsou krátkodobé, reálné a s jasně určeným termínem splnění. Dále připravte plán jejich realizace, a to krok po kroku, protože jinak implementace začne probíhat všude, až nakonec zjistíte, že není nikde pořádně dokončena. A v neposlední řadě je nutné pověřit vedením projektu kompetentního pracovníka, který dokáže odlišovat důležité od nepodstatného a celý proces uřídit."

HELIOS

"Neméně významná je podpora vedení společnosti celému projektu. Ta je základním předpokladem úspěchu, zvláště, je-li nutné přesvědčovat spolupracovníky o změnách, s nimiž z principu nesouhlasí a získávat je ke spolupráci na svou stranu," doplňuje Tomáš Joukl.

Nový systém předčil naše očekávání

HELIOSHELIOS Orange přinesl oproti původnímu řešení nesrovnatelně větší podporu růstu firmy. Umožnil integraci a konsolidaci datové základny. Samozřejmostí je jednotná verze pravdy na všech jeho výstupech. Poskytl také odpovídající prostředí pro pružné uzpůsobování procesů. Systém tak splňuje veškeré předpoklady pro skutečně efektivní plánování podnikových zdrojů a manažerské rozhodování na všech úrovních. Tomáš Joukl k tomu uvádí: "Reporting pro vedení ekonomického i obchodního úseku se nesrovnatelně zlepšil. Je daleko podrobnější a snadněji se pořizuje. Používáme pro něj nástroj HELIOS Intelligence a Dataskop. Obě tyto aplikace pro nás znamenají výrazný krok vpřed."

"Za další velkou výhodu HELIOS Orange považuji jeho otevřenost. Uživatelé tak mohou sami provádět mnoho změn, aniž bychom museli spoléhat na dodavatele. Jeho konzultanti jsou k nám však velice vstřícní, což musím ocenit jako velký přínos pro realizaci celého projektu," hodnotí své zkušenosti s produktem i službami Asseco Solutions Tomáš Joukl.

Hlavní přínosy řešení

"Pokud lze uvést nějaký měřitelný ukazatel přínosů implementace nového systému, pak by to bezesporu byl objem papírové dokumentace pro realizaci obchodního případu. Prokazatelně jsme dosáhli jeho snížení, a to o 10 %. Ostatní přínosy se kvantifikují velmi těžko," uvádí Tomáš Joukl.

"Velké neměřitelné synergické přínosy jsou zřejmé v oblasti servisu a marketingu. Systém umožňuje sledovat zdravotnické prostředky (ZP) a péči o ně. To má význam i pro náš marketing. Můžeme pracovat s údaji o zákaznících a jejich ZP, záručních lhůtách, termínech a potřebách servisních zásahů. Systém dále zabezpečuje silnou podporu obchodní činnosti, především řízení obchodních příležitostí. Na platformě HELIOS Orange se nám podařilo vystavět efektivně fungující CRM systém, který oproti původnímu řešení v kancelářském balíku Microsoftu zvýšil výtěžnost práce obchodních zástupců a informovanost managementu o dění na trhu," hodnotí využití systému Tomáš Joukl.

"Další přínosy úzce souvisejí s našimi záměry do budoucna. Snažíme se každý proces co nejvíce zautomatizovat. HELIOS Orange nabízí obrovský prostor pro kontinuální zlepšování procesů a pracovních postupů. V tom spatřuji jeho největší přínos. V nejbližší budoucnosti se zaměříme zejména na automatizaci pracovních toků (workflow) a elektronického zpracování dokladů," uzavírá svůj komentář Tomáš Joukl.

 

Související software / společnost

  • doporučený software
    title
    HELIOS Orange

    Nejrozšířenější podnikový informační systém v segmentu SME.

  • doporučená společnost
    title
    Asseco Solutions

    Společnost je největším producentem podnikových informačních systémů na českém a slovenském trhu. Softwarové aplikace z jeho produkce jsou distribuovány i na dalších trzích v rámci střední Evropy.