Atollon Lagoon platforma pro řízení a růst firem.

Jednou z klíčových oborových implementací Atollon Lagoon je řešení pro řízení a růst účetních firem poskytujících služby v oblasti administrativy, zpracování mezd a účetnictví, daňové poradenství, právní služby nebo audit.

Konkurence v oboru je tvrdá
Spolu s našimi klienty se mnoho let zabýváme otázkou zvyšování konkurenceschopnosti jejich firem. Služby účetních firem se staly komoditou, což vytváří tlak na cenu a proto je nutné se více zabývat poskytováním přidané hodnoty a zvyšovat konkurenční náskok.

Kvalitní lidé tvoří páteř firmy, avšak nejsou zadarmo. V účetních firmách je více než jinde důležité jak dobří lidé a jak dlouho v nich pracují. To zvyšuje nároky na odměňování a motivaci. Dobří lidé chtějí pracovat s moderními informačními systémy, stejně tak účetní firma potřebuje pro své přežití pracovat maximálně produktivně.

Úspěch účetní firmy spočívá v dobré práci s informacemi
Od informací o vlastních klientech a jejich potřebách, přes informace o oboru podnikání klienta a jeho specifikách, až po vnitřní systémy řízení účetní firmy, úspěch úzce souvisí s dobře strukturovanými, použitelnými a správně využívanými informacemi.

Řešení pro účetní firmu

Centrálně archivovaná komunikace
Jakákoli interakce uživatele / účetního s klientem by měla být dostupná komukoli, kdo přijde se zákazníkem do styku. Každý klient Vaší firmy tak může dostat péči s osobním přístupem. Vybuduje si tak k Vaší firmě vztah a zůstane loajální.

Centrálně přístupné dokumenty
Kdokoli s příslušnými oprávněními by měl být schopen snadno dohledat poslední zaslaný report - ať už jde o daňové přiznání klienta nebo jakýkoli manažerský výstup. O dost větší službu klientovi zajistíte, pokud mu dokumenty budete sdílet prostřednictvím vlastního portálu. Tak se může klient kdykoliv přihlásit a získat přístup ke svým datům 24/7.

Jasný přehled o zakázkách a termínech
Klient očekává, že jako poskytovatel profesionálních služeb budete myslet za něj. Tedy že zajistíte, aby jeho přiznání byla podána kompletně a včas. Pomozte svému klientovi a včas ho informujte o termínech, do kterých chcete dodat podklady pro včasné zpracování účetnictví. Vy a Vaši kolegové potřebují dostatek času na přípravu. Nechcete se stresovat a neponocujte v práci.

Jasný přehled o úkolech všech pracovníků
Jste profesionální firma a zcela jistě plníte včas všechny svoje úkoly. Co se ale stane, pokud náhle onemocníte? Co s úkoly pro klienta? Nebo jednoduše nezvládáte rozsah rutinních povinností. Vždy by měl mít někdo přehled o tom, že se na lidi nevalí příliš práce. Je vhodné v takovém případě včas zakročit.

Jasný přehled o plnění požadavků všech klientů
Součástí poskytování profesionálních služeb je i dohled nad tím, zda-li své termíny plní Váš klient. Dnes již nestačí alibisticky prohlašovat, že Váš klient dostal veškeré informace. Váš klient od Vás očekává přidanou hodnotu. Chce nástroj, kde bude mít veškeré své dokumenty k dispozici a systém, který ho bude upozorňovat na blížící se termíny, s možností získat jasný přehled jejich plnění.

Zcela automatizované vyúčtování práce
Největším nákladem účetní firmy jsou její lidé. O to více péče je třeba věnovat jejich produktivitě práce s cílem zvyšovat složku vyúčtovatelného času. Kolik času tráví vaši lidé na účtovatelné činnosti? Kolik je naopak věnováno zbytečné administrativě nebo hledání výmluv? Chcete systém, který zaznamená veškeré účtovatelné aktivity pracovníka a pouze na základě nastavení pravidel připraví automaticky fakturu klientovi, kterou můžete ideálně bez dalších úprav rovnou odeslat. Stejně tak chcete, aby systém motivoval pracovníky ke zvyšování poměru účtovatelné práce.

Nástroje úspěšné účetní firmy

Kontakty
Sdílená kontaktní databáze, konfigurovatelná vašim potřebám, vč. viditelnosti a povinných polí, s úzkým vztahem k řízení vztahů s klienty.

  • Správa klientů vč. historie vztahu
  • Lze nadefinovat vlastní formuláře klientů (tj. pole jsou libovolně pojmenovatelná, skrytá či viditelná,…)

Firemní E-mail
Sledujte veškerou vaší e-mailovou komunikaci s klienty nebo partnery. Pomozte svým kolegům neustále zlepšovat úroveň firemní komunikace.

  • Vlastní emailový modul
  • Automatické přiřazování emailů k projektům a klientům, automatická návaznost odpovědí, tj. odpověď na email přiřazený k projektu se také automaticky zařadí do komunikace,…
  • Možnost uživatele operovat s několika (vlastními) emailovými účty
  • Zřetelné upozornění na nový email
  • Další standardní emailové funkce (automatická odpověď v nepřítomnosti, koncepty, vyhledávání, tvorba vlastních složek,…)

Správa projektů (zakázek)
Sledujte veškeré činnosti ve vazbě na služby, které poskytujete svým klientům.

  • Uživatelsky generované formuláře projektů, přiřazené k jednotlivým subjektům
  • Na projekt je navázána komunikace, schůzky a události, dokumenty, výkazy práce a času (náklady), výnosy,…
  • Lze vyhodnocovat ziskovost jednotlivých projektů (a klientů) za období na základě výkazů práce, výdajů a výnosů
  • K jednotlivým projektům jsou vytvářena přístupová práva pro jednotlivé uživatele
  • Historie projektů (např. komunikace v souvislosti s projektem), stav projektu, atd.

Výkazy práce a výdajů, fakturace
Pomozte pracovníkům minimalizovat čas strávený zadáváním výkazů a vytvářejte faktury automaticky.

  • Evidence práce zaměstnanců strávené na jednotlivých zakázkách, na základě kterých bude fakturováno klientům (kompletní podklady k fakturaci zákazníkům, případně i přílohy k fakturám)
  • Nastavení různých sazeb (výše fakturované částky za hodinu) u jednotlivých zaměstnanců i jednotlivých klientů (různé sazby za činnosti, klienty i zaměstnance)
  • Lze fakturovat několika způsoby: paušálně, položkově, hodinově
  • Evidence výkazů času a výdajů za jednotlivé klienty a projekty včetně kalkulace celkových částek (ve formě reportu přiložitelného k faktuře za služby)
  • Systém hlídá, kolik je potřeba fakturovat navic jednotlivým klientům za časové období (např. o kolik byl překročen paušál)
  • Sledování nákladovosti a produktivity jednotlivých zaměstnanců ve zvoleném časovém období
  • Sledování ziskovosti jednotlivých zakázek ve zvoleném časovém období
  • Systém automaticky generuje návrh

Kalendář, upomínky, úkoly
Zapomeňte na excelové tabulky, systém za vás ohlídá termíny všech daní a jiných povinností klientů.

  • Možnost nahlížet do kalendáře a organizovat kalendář i jiným uživatelům na základě definovaných práv (např. asistentka jednatele spravuje 2 kalendáře)
  • Automatické upomínky podle dat z kalendáře, čas upomínky je nastavitelný
  • Hlídání opakujících se termínů
  • Možnost delegovat úkoly, ty jsou zaúkolovanou osobou schváleny
  • Možnost zaslání informace o splnění úkolu nadřízené osobě, která může sledovat i průběh plnění úkolu (pomocí stavu kolu)
  • Možnost automatické eskalace při neplnění termínů
  • Návaznost úkolů na workflow jednotlivých typů činností (např. DPH, mzdy, apod.)

Knihovna a správa dokumentů
Ukládejte přehledně dokumenty ve vztahu ke klientovi, jeho projektům, úkolům, činnostem, apod.

  • Existuje knihovna dokumentů, která je přístupná všem uživatelům, jednotlivé podsložky a dokumenty v knihovně však mají definovaná přístupová práva pro různé uživatele
  • Lze nadefinovat workflow dokumentů, existuje však i možnost individuálně přeposílat dokumenty, které u uživatele-adresáta čekají na zpracování

Sestavy
Vytvářejte libovolné pohledy na data v systému pro zvýšení přehlednosti, získání výstupů pro klienta nebo řízení vnitřních procesů.

  • Tvorba vlastních sestav dle jakýchkoliv atributů jednotlivých subjektů/ projektů/formulářů a jejich kombinace
  • Lze filtrovat dle jakéhokoliv pole a jejich kombinací
  • Výstupy na tiskárnu i do Excelu

Workflow
Rozlučte se s neproduktivními manuálními činnostmi a svěřte řízení firemních procesů do rukou automatizovaného workflow nástroje.

  • Definovatelné workflow včetně dokumentů a úkolů
  • Workflow je uživatelsky upravitelné, řízené časem
  • Lze získávat informace (ve formě seznamů, sestav), v jakém stavu jsou jednotlivé projekty (u nás např. zpracování daňového přiznání má množství stavů-v přípravě/zpracováno/čekající na podpis/odesláno…)
  • Množství aktivit, včetně založení úkolů, zasílání zpráv, automatické změny
  • stavů klientů, projektů nebo aktivit, apod.

Požadavky
Ukažte svým klientům, že jste opravdu poskytovatel profesionálních služeb. Sledujte veškeré požadavky klientů transparentně.

  • Pomáhejte klientům získat přehled povinností a úkolů čekajících na klienta
  • Poskytněte klientovi on-line přístup ke svým dokumentům
  • Poskytněte klientovi přehled požadavků, čekajících na vás

Platforma pro růst vaší firmy

Nejlepší poměr cena / výkon

Za velmi dostupnou cenu získáte robustní platformu, která se může stát mozkem vašeho podnikání. Můžete systém rozšiřovat od jednotlivců po stovky uživatelů. Můžete nad Atollon Lagoon stavět svá vlastní řešení, bez zvyšování svých nákladů.

Snadno přizpůsobitelné vašemu podnikání
Přizpůsobivost systému nám umožňuje pomoci vám nastavit a provozovat řešení v dnech nebo týdnech (v porovnání s tradičními několikaměsíčními projekty). Flexibilita systému, v kombinaci s naší formou poskytování software jako služby snižuje návratnost investice na minimum.

Robustní, spolehlivé a krásné řešení
Stavíme naše řešení na moderních technologiích, která splňují přísná kritéria dostupnosti, spolehlivosti, připojitelnosti a uživatelské přívětivosti, která byla oceněna porotci na celosvětové soutěži CRM Idol.

Atollon Lagoon je více-měnový, více-organizační a více-jazyčný. Atollon server je technicky pokročilé, zralé řešení, ostavené na vícevrstvé architektuře. Klientské aplikace Atollonu běží na množství platforem (jako MS Windows, Mac OS X, Linuxu, apod.)

 

Oblíbená rozšíření

Atollon Touch
Vaše brána ke klientům a partnerům, pomáhající sledovat požadavky a komunikaci transparentně.

Microsoft Office
Synchronizujte svůj MS Office kalendář, úkoly a kontakty pro udržení vašich nástrojů na automatizaci kanceláře v souladu.

Microsoft Exchange
Synchronizujte svůj MS Outlook kalendář, úkoly a kontakty.

Google Apps
Synchronizujte váš Google kalendář, úkoly a kontakty, abyste svá data dostali offline na mobilní zařízení

 

Vlastní aplikace

Atollon Lagoon je otevřená vývoji vlastních webových aplikací nebo integracím s jinými systémy díky využití průmyslového standardu Web Services / SOAP.

  • Sledování reakcí na emaily: Sledujte kdo reaguje na vaší e-mailovou korespondenci
  • Kontaktní centrum: Vytvořte si svůj vlastní portál pro klienty s přímým napojením na Atollon Lagoon
  • Sledování webových návštěvníků: Propojte svůj Google Analytics účet nebo Piwik pro sledování konkrétních návštěvníků webu
  • Call centrum: Rozhraní call centra pro zaměření jen a jen na volání
  • E-shop: Prodávejte své služby online s přímým napojením na platební bránu
  • Integrace ERP: Atollon Lagoon má mnoho integrací s populárními ERP systémy
  • Vytěžování kontaktů z (jiných) webů: Rychle konvertujte kontakty z portálů obsahujících rejstříky firem
  • Webové komponenty: Přidejte si na svůj web jakoukoli komponentu, např. pro získání kontaktů na potenciálního klienta

www.atollon.cz

Související software / společnost

  • title
    Atollon CRM

    Nástroje na řízení a automatizaci obchodního procesu. Zvyšte své obchodní úspěchy, organizujte marketingové kampaně a popožeňte své podnikání.

  • title
    Atollon

    Výrobce CRM systému Atollon