Vedení účetnictví: Dávkové zpracování a přizpůsobení systému

Jedním z trendů na poli ekonomických systémů je možnost individuálního nastavení funkcionality systému. Různorodost uživatelů je velká a každý má o způsobu vedení účetnictví svoji představu – nejen o tom, jaké informace chce do systému zadávat, ale také jaké funkce a jak využije.

Popis k foto: Vedení účetnictví: Dávkové zpracování a přizpůsobení systému

Uživatelské nastavení systému pro vedení účetnictví se netýká jen zadávání položek a přidělení podrobných práv, ale i všech funkcí, a to nejen ve smyslu, kdy a kde budu určitou funkci používat, ale také jakým způsobem. Každý subjekt má vedení účetnictví jiné: účetní jednotka, která zpracovává omezený počet typových případů, potřebuje nastavit program tak, aby nepoužívané funkce nekomplikovaly rutinní zpracování. Naopak, účetní jednotka zpracovávající různorodé a variabilní případy, vyžaduje funkcionalitu systému dopracovanou do nejmenších podrobností.

Totéž lze říci i o dávkovém zpracování dat. Pokud uživatel zpracovává malé množství dat (dokladů), obvykle dokáže nestandardní situace nějakým způsobem ručně vyřešit. Pokud se však jedná o zpracování velkého počtu dokladů, uživatel potom od systému oprávněně očekává úsporu ruční práce, a to i v případě, kdy se nejedná o zcela standardní případy. Tato potřeba klade značné nároky na propracovanou funkcionalitu systému a vedení účetnictví jako takové. Dávkové funkce znamenají úsporu času a musí pokrýt maximum případů. Jako typický příklad lze uvést zpracování bankovních výpisů.

Většina systémů při vedení účetnictví nabízí možnost dávkového stažení dat v elektronické formě, kde jsou nepříjemností pouze různé formáty jednotlivých bank. Složitější je však další zpracování dat, kdy je třeba dávkově řešit řadu nestandardních situací. V prvé řadě je třeba automatizovaně přiřadit (spárovat) platbu k příslušnému dokladu, obvykle podle variabilního symbolu. Úhrady však nechodí vždy na zcela správnou částku. V takovém případě je žádoucí, aby systém rozpoznal, kdy se jedná o "haléřový" rozdíl, který se již nebude dále řešit a zpracoval ho příslušným způsobem. To znamená označit doklad za plně uhrazený a příslušný rozdíl vypořádat v účetnictví. Obdobně je třeba, aby systém rutinně zpracoval kurzové rozdíly v případě úhrad v cizí měně. Další komplikací u dávkového zpracování plateb jsou situace, kdy je hrazeno současně více dokladů naráz, nebo naopak, kdy k jednomu dokladu přísluší více postupných úhrad. Ačkoli by se mohlo zdát, že uvedené situace nejsou příliš časté a daly by se dořešit ručně, je mezi uživateli ekonomických systémů patrná zvyšující se poptávka po těchto dávkových funkcích a nároky na to, aby dávkové funkce pokryly maximum možného. Vedení účetnictví se tím zjednoduší a dochází ke snížení časové náročnosti i výskytu chyb.

Popis k foto: Vedení účetnictví: Dávkové zpracování a přizpůsobení systému

Ekonomický a účetní software Aconto

Příkladem osvědčeného a v českém prostředí již lety prověřeného softwaru pro vedení účetnictví je systém Aconto vyvíjený společností PCS – Software. Toto řešení se skládá z několika základních, těsně provázaných modulů, jako jsou Pomocné evidence, Podvojné účetnictví, Daňová evidence příjmů a výdajů, Skladová evidence, Prodejní kasa, Evidence majetku či Mzdy. Účetní systém Aconto je dodáván v několika verzích počínaje zdarma dostupnou variantou Free, která dovoluje daňovou či dokladovou evidenci nebo vedení podvojného účetnictví malým firmám či živnostníkům. Střední a větší firmy nebo účetní specialisté pak mohou sáhnout po verzi MSP nebo Corporate. 
Více informací o vedení účetnictví naleznete na stránkách www.pcs.cz nebo www.aconto.cz.